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Dropbox로 체계적인 파일 시스템 구축하기

업무를 진행 할 때 가장 기초적이고 중요한 것은 폴더와 파일 정리입니다.
대다수의 디자이너는 멋진 Mac과, 정리된 책상 앞에 일하는 것에 비해 바탕화면과 로컬 디스크에 저장된 파일은 본인이 아니면 알아보기 힘든 폴더와 파일명으로 관리하는 모습을 흔하게 볼 수 있습니다. 


이렇게 파일을 정리 못하는 사람의 특징은 데이터가 쌓여 시스템이 느려지거나 업무에 불편함을 느낄때쯤 보관해야 할 데이터와 삭제해야할 데이터를 구분하지 못하고 모든 백업 파일로 반복적인 작업을 하게 됩니다.


파일 관리는 다수의 인원과 일을 진행하는 과정에서의 최소한의 기본 체계를 필요로합니다. 일부 고객사는 개인별, 팀별로 규칙을 정해 관리 하지만 데이터를 공유하는 과정에서 서로다른 규칙은 파일을 중복 생성하게 만들고, 이로인해 데이터에 접근과 업무의 효율성을 떨어지게 만듭니다.

 

이런 파일 관리는 업무의 자율성으로 인해 직장에서 알려주지 않는 경우가 많으며 관리의 중요성과 업무환경에 맞는 체계를 수립하는것이 중요합니다.


🗂️ 체계적으로 파일을 정리하는 방법

⚠️ 특히 디자인 업무 중요!!

🖥️ Folder System

< 로컬 상위 폴더 >

체계적인 파일 정리의 시작은 변경되지 않도록 구성된 폴더 구조를 만드는 것입니다. 하나의 폴더 내 폴더가 적을수록 선택과 판단이 빨라지며, 정렬 기준이 변경되어도 한눈에 들어올 수 있도록 다층 구조를 만드는 것이 효율적 입니다.

<세부 폴더>

일반적인 작업자의 폴더를 구조화 한것으로 업무의 성격에 따라 더욱더 세분화 하거나, 팀별, 개인별, 프로젝트별, 고객별, 날짜별 상위, 또는 하위 계층을 구성하여 다른 구성원도 내용을 잘 파악할 수 있도록 구조화 합니다.

🖥️ 폴더 관리 TIP

  이러한 폴더 관리는 Dropbox로 자동화 할 수 있습니다.
  1. Dropbox의 자동화 폴더 기능으로 폴더 내 파일명을 지정된 규칙으로 자동 설정합니다.
  2. 폴더 별 액세스 권한(읽기전용/읽기 및 쓰기/접근불가)을 적용하여 효율적인 파일 관리가 가능합니다. 
  3. 폴더 별 웹 링크를 생성하여 외부 사용자와 대용량의 파일을 업로드 및 다운로드를 가능하게 함으로 파일 정리와 전송시간을 단축시킵니다. 
  4. 폴더 별 스마트 동기화 기능으로 장치의 저장 공간을 차지하지 않으며 로컬 동기화시 오프라인 환경에서도 작업할 수 있습니다.
  5. 무제한의 클라우드 용량으로 파일 포맷, 용량 제한없이 저장할 수 있습니다.(Advanced 플랜 기준)
  6. 다양한 앱과 연동하여 하나의 파일로 공동 작업이 가능하고 기존 NAS와 연결하여 데이터 마이그레이션을 하거나 동기화 할 수 있습니다.

🖥️ Filenaming

모든 파일은 서로(Mutually), 중복없이(Exclusive), 전체로서(Collectively), 누락없이(Exhaustive) 파일이 중복되지 않고 합집합이 전체가 되도록 합니다.
A∩B=ø | B∩C=ø | C∩A=ø

  1. 큰것에서 작은것 순으로, 중요한것에서 사소한 순서로 파일명 작성하며 구분 단위는 _로 표시합니다.
  2. 내용에 따라 날짜 또는 프로젝트명, 고객사명 등 파일의 이름 앞 부분 부터 세분화하여 파일을 생성합니다.
  3. 특수문자 또는 공백은 최소한으로 사용하고 사명 표기시 '(주)'또는 '주식회사' 등 불필요한 부분은 생략합니다.
파일명 예시

[날짜]_[회사명]_[프로젝트명]_[파일이름]_[버전명].확장자

예1) 0523_맥플러스_Promotion_website-banner_v5.psd

예2) 0524_맥플러스_Dropbox_Promotion-eDM_v2.pdf

  • 문서 형태에 따라 불필요한 부분은 생략하거나 변경합니다. 
  • 파일상 특수문자 또는 공백은 최소한으로 사용합니다. 
  • 업체명의 (주)또는 주식회사는 생략합니다.
단계별 파일 관리
(임시폴더)

수집된 파일 등 임시 저장 파일은 별도로 보관하고 필요한 부분만 작업폴더로 옮겨 사용한다

(작업폴더)
링크로 엮인 인디자인파일, 영상 등 이름과 위치가 변경되면 링크가 소실되므로 폴더명과 디렉토리를 변경하지 않도록 한다.
(백업폴더)

작업이 완료된 파일은최종본을 파일 패키징을 만들어 보관하며 이외 자료를 함께 보관한다. 

🖥️ 파일 관리 TIP

  이러한 파일 관리는 Dropbox로 자동화 할 수 있습니다.
  1. 별도의 프로그램 없이 PSD, AI, EPS, INDD 등 190여 가지의 확장자를 미리보며 댓글로 커뮤니케이션 할 수 있습니다.
  2. 파일이 언제, 누가 수정하고 변경하였는지 확인할 수 있으며 변경 내용이(180일) 기록되어 특정 시점으로 복원할 수 있습니다.
  3. 파일 별 스마트 동기화 기능으로 장치의 저장 공간을 차지하지 않으며 로컬 동기화시 오프라인 환경에서도 작업할 수 있습니다.
  4. 대량의 파일을 지정된 값으로 그룹화된 폴더에 자동으로 정리할 수 있습니다.
  5. 파일 생성 또는 업로드시 설정된 규칙에 의해  파일 이름을 자동으로 변경할 수 있습니다. 
  6. 자동으로 파일의 포멧 변환하여 저장할 수 있습니다.