대부분의 사업장에는 다양한 근로 유형과 형태가 존재하여 각각에 부여해야 하는 연차 일수와 그에 기인한 연차 수당 및 촉진 제도 역시 상이하게 운용되는데요. 워크플레이스에서는 직원별, 유형별로 근로 형태를 입력하고 연차 발생 기준을 다양하게 설정할 수 있습니다.
[1] 연차 방식 관리
관리자 계정으로 워크플레이스에 접속한 후,
[근태] > [부재] > [연차 방식 관리] > [추가]를 클릭하면,
새로운 연차 기준과 그룹을 추가할 수 있습니다.
CASE 1-1. 1년 이상 정규직
'1년 이상 근무한 정규직'에 해당하는 구성원들에 연차를 부여하는 사례를 구성해보겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
1년 이상 근무한 직원들에 대해 ‘회계 연도’ 기준으로 연차를 부여하고 싶다면
‘회계 연도’의 연차 발생 기준을 선택해주세요.
또, 본 연차 그룹은 1년 이상 근무한 직원에 대한 연차 기준이기 때문에
1년 미만 연차 기준은 ‘발생 안 함’으로 선택하였습니다.
CASE 1-2. 1년 미만 정규직
'근무 기간이 1년 미만인 정규직 신입사원'의 사례를 예시로 연차를 부여해보겠습니다.
근무 기간이 1년 미만인 근로자는 근로기준법 기준에 의해
입사일 기준으로 관리하도록 지정되어 있는데요.
이러한 상황을 바탕으로 1년 미만 정규직 연차 그룹을 새롭게 추가해보겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
1년 미만 근무한 정규직 직원들에 대해 ‘입사일’ 기준으로
매달 만근에 따른 연차가 부여되도록
‘입사일’과 ‘한 달 만근 시마다’의 연차 발생 기준을 선택해주세요.
사용하지 않은 연차가 입사 2년차가 되는 해의 말까지 이월 가능하도록,
1년 미만 연차 이월 여부는 ‘입사 다음해 말까지 이월’로 선택했습니다.
CASE 1-3. 1년 단기 계약직(임시직/기간제)
국내에서도 체험형 인턴십을 비롯해
직원의 계약 기간이 1년을 초과하지 않는 유형의
단기 계약직 근로자가 많아졌습니다.
'1년 단기 계약직' 유형의 연차 설정 방법을 예시를 통해 확인해보겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
1년 미만 단기 계약직의 경우 전체 근무 기간이 1년을 초과하지 않는 것을 고려하여
1년 미만의 근무 기간 중에는 입사일을 기준으로 ‘한 달 만근 시마다’ 연차가 생성되도록 하되,
1년 미만인 계약 기간이 만료되면 연차가 자동으로 소멸되므로
연차 이월 여부는 ‘입사 1년 후 소멸’, 1년 이상 연차 기준에는 모두 0을 입력해주세요.
이 경우, 근무 기간 중 한 달 만근 시마다 새롭게 연차가 하나씩 생성되며,
1년 이후의 연차는 발생하지 않습니다.
CASE 1-4. 연차 무한대 발생
최근, 다양한 스타트업과 일부 임원직에 연차를 무한대로 부여하는 것이
새로운 복지 문화로 자리잡았습니다.
연차가 무한대로 발생하는 경우에는
어떻게 옵션을 선택할지 예시를 통해 안내드리겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
연차를 무한대로 부여하는 특성을 고려하여
연차 발생 기준은 ‘입사일’, 1년 미만 연차 발생 기준은 ‘만근 가정 입사 시’를 선택한 뒤
1년 이상 연차 기준에는 무한대* 개수를 입력하고,
연차 사용 기준 중 연차 사용 한도를 ‘제한 없음’으로 설정하면
해당 그룹에 연차를 무한대로 부여할 수 있습니다.
💡 향후 연차의 촉진을 진행하는 경우를 위해, 연도별 연차의 최대 입력 가능 개수는 99개로 두었습니다.
CASE 1-5. 프리랜서 (1)
회사에 종속되어 업무를 진행하거나
매일 특정 장소와 시간을 지정해 출근한 프리랜서도
근속 연수가 1년 이상일 경우에는
종합적인 근무 조건을 고려해 근로자인지를 판단하여 연차를 부여 받을 수 있습니다.
이와 같은 '프리랜서 유형'을 위한 연차 그룹 설정 방법을 예시로 함께 알아보겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
해당 프리랜서 그룹의 경우, 근속 연수가 1년 이상일 때부터 법적으로 보장받기 때문에
연차 발생 기준은 ‘입사일’로 선택한 뒤, 1년 미만 연차 발생 기준은 ‘발생 안함’으로 선택했습니다.
이후의 1년 이상 연차 발생 기준에는 15일이 고정 발생하도록 설정했습니다.
💡 [발생안함] 선택 시, 1년 미만 영역이 모두 비활성화됩니다.
CASE 1-6. 프리랜서 (2)
프리랜서 그룹에게 고정 휴가를 부여하지 않고,
특별 휴가를 부여하는 경우는 어떻게 설정하면 좋을까요?
지금부터 함께 예시를 살펴보겠습니다.
(해당 옵션은 참고를 위한 예시 자료일 뿐, 회사별 규정에 알맞게 연차 일수와 옵션을 조정하시길 바랍니다)
프리랜서(2)에는 고정 연차가 아닌 특별 휴가를 별도로 부여할 것이므로,
연차 발생 기준은 ‘입사일’, 1년 미만 연차 발생 기준은 ‘발생 안함’으로 선택 후,
1년 이상 연차 기준에도 일괄 0을 입력해주었습니다.
프리랜서(2) 그룹을 위한 특별 휴가를 부재 항목에 새롭게 추가해보겠습니다
[근태] > [부재] > [부재 항목 관리] > [추가]를 클릭합니다.
부재 항목을 [프리랜서 휴가]로 입력한 뒤,
사유를 작성하고, 사용 여부를 Y로 선택합니다.
휴가 구분은 특별 휴가로 선택합니다.
이후 저장 버튼을 클릭하면,
부재 항목에 [프리랜서 휴가] 항목이 추가됩니다.
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특별 휴가를 직원에 부여하는 방법에 대해서 알아볼까요~?
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특별 휴가를 부여하는 데에도 두가지 방법이 존재하는데요,
함께 차근차근 살펴보겠습니다.
CASE 1-6-1) 매달 고정적으로 특별 휴가 부여하기
[근태] > [부재] > [특별 휴가 관리]를 접속합니다.
[프리랜서 휴가]를 프리랜서(2) 그룹의 사원에게 배정하기 위해 🖋수정 버튼을 클릭합니다.
팝업 창에서 프리랜서 휴가의
반복 여부/발생 일수/사용 방식/대상자를 특정하고 수정 버튼을 클릭합니다.
이와 같은 설정을 유지할 경우,
한우리 사원은 매달 1일의 프리랜서 휴가를 고정적으로 부여 받게 됩니다.
CASE 1-6-2) 일시적으로 특별 휴가 부여하기
[근태 현황] > [특별 휴가 조회/부여] > [추가] 버튼을 클릭합니다.
팝업 창에서 특별 휴가의 종류를 프리랜서 휴가로 선택한 뒤,
유효 기간 등 세부 항목을 이어서 작성하고 추가 버튼을 클릭합니다.
프리랜서 한우리 사원에게
[프리랜서 휴가]를 2023년 9월 1일, 일시적으로 부여했습니다.
2. 연차 그룹 관리 - 기본그룹/수정/삭제
지금부터는 기본 그룹을 지정하고, 연차 그룹을 수정 및 삭제하는 방법을 함께 살펴보겠습니다.
CASE 2-1. 기본 그룹 지정
기본 그룹으로 설정할 그룹명 좌측의 공란을 선택하면 기본 연차 그룹으로 설정됩니다.
기본 연차 그룹은 1개를 필수로 지정해야 하며
초기 배정되는 구성원들은 해당 기본 연차 그룹에 디폴트로 세팅됩니다.
*기본 연차 그룹으로 지정된 항목은 삭제 아이콘이 비활성화됩니다.
🔔여기서 잠깐🔔
[기본 연차 그룹 변경 시 주의 사항]
1. 기본 연차 그룹 변경 시 기존의 기본 연차 그룹에 배정된 모든 구성원의 연차가 새롭게 배정됩니다.
2. 사원의 현재 연도 연차가 새로 발생하며, 과거 연차는 모두 삭제됩니다.
3. 회사가 연차 촉진제를 사용하는 경우, 연차 촉진 내역이 모두 초기화됩니다.
CASE 2-2. 연차 그룹 수정
다음으로 연차 그룹을 수정하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
버튼을 클릭하면 연차 그룹별 연차 방식을 수정할 수 있습니다.
이 때, 생성한 연차 그룹의 수정은
연차 그룹명 또는 사용 기준(차기 연차 신청 시작, 전기 연차 신청 종료, 연차 사용 한도)에 대해서만
수정이 가능합니다.
따라서 연차 운영 기준의 수정이 필요한 경우에는
새롭게 연차 그룹을 생성하시는 방법을 추천드립니다.
CASE 2-3. 연차 그룹 삭제
‘삭제’열의 🗑버튼을 클릭하면 연차 그룹을 삭제할 수 있습니다.
앞서 언급한 바와 같이 ‘기본 그룹’은 삭제가 불가능한 점 참고해주세요.
🔔여기서 잠깐🔔
[연차 그룹 삭제 시 주의 사항]
1. 삭제된 연차 그룹의 대상자는 기본 연차 그룹에 배정되며 연차가 새롭게 발생합니다.
2. 사원의 현재 연도 연차가 새롭게 발생하며 과거 연차는 모두 삭제됩니다.
3. 회사가 연차촉진제를 사용하는 경우, 연차 촉진 내역이 모두 초기화됩니다.
연차 방식 관리 가이드 링크
3. 연차 대상자 관리
CASE 3-1 . 연차 대상자 관리
[근태] > [부재] > [연차 대상자 관리] > [수정] 버튼을 클릭하면,
[연차 대상자 배정] 창이 생성됩니다.
[연차 대상자 배정] 창에서는 조직도를 기반으로 사원과 부서를 검색하여
각 연차 그룹에 알맞게 배정할 수 있습니다.
배정을 완료하면 [수정] 버튼을 클릭해주세요.
연차 대상자 배정 및 수정을 완료할 시 위와 같은 안내문이 나타납니다.
기존 연차 그룹이 아닌 새로운 연차 그룹에 배정(변경)된 구성원의 경우,
과거 연차는 모두 삭제되고 새롭게 배정된 그룹을 기준으로 현재 연도의 연차가 새롭게 발생하는데요.
현재 연도의 연차 사용 내역과 연차 촉진 내역이 모두 초기화되고
삭제된 내역은 복구할 수 없으므로
현재까지의 구성원 연차 현황 및 기존 연차 촉진 내역을 모두 다운로드하여 저장하는 것 잊지 말아주세요!!
해당 안내문을 확인한 뒤 [수정] 버튼을 클릭하면,
연차 대상자 배정 및 수정이 완료됩니다.
또한 업로드를 통해 연차 대상자 배정도 가능합니다.
[근태] > [부재] > [연차 대상자 관리] > [연차 대상자 관리] > [업로드] 버튼을 클릭하면,
엑셀 템플릿 파일 다운로드가 가능하며,
해당 템플릿에 내용을 기입한 후 업로드하면 연차 대상자 관리에 자동적으로 반영됩니다.
연차 대상자 입력이 완료되었습니다👍🏼
[다운로드] 버튼을 클릭하면
배정된 연차 대상자 관리 내역이 자동으로 문서로 변환되어 저장됩니다.
CASE 3-2. 연차 대상자 배정 내역
현재 삭제된 그룹 내역이 있다면 '(삭제)그룹명'으로 표시되어 내역이 저장/관리됩니다.
연차 그룹을 변경하더라도 이전 연차 내역을 반영하기 위해,
[부재] > [연차 대상자 관리] > [과거 배정 내역] > [다운로드 버튼] 클릭 시
그룹이 변경되기 이전, 직전 연차 내역을 저장하고 관리할 수 있습니다.
과거 배정 내역에서는 변경일/변경 전 연차 그룹/이름/연차 사용 내역/잔여 일수 등
세부 사항을 확인할 수 있습니다.
연차 대상자 관리 가이드 링크
[연차 발생 기준 변경 시 주의 사항]
1. 현재 연도의 연차 사용 내역이 초기화됩니다.
2. 현재 연도의 연차가 새로 발생되며, 과거 연차는 모두 삭제됩니다.
(삭제된 내역은 복구할 수 없으므로 연차 발생 기준 변경 전에
근태 현황 > 연차 조회/수정 메뉴에서 현재까지의 구성원 연차 현황을
엑셀 파일로 다운로드해 주십시오.)
3. 연차 촉진 내역이 모두 초기화됩니다.
(삭제된 내역은 복구할 수 없으므로 부재 > 연차 촉진 대상 관리 메뉴에서
기존 촉진 내역을 모두 다운로드해 주십시오.)
